Een organisatie vorm geven met behulp van een personeelsinformatiesysteem

Het vormen en continu bijschaven van de organisatie is één van de hoofdtaken van het management van een organisatie. Dit is noodzakelijk om kwalitatieve en betrouwbare producten en diensten aan de klanten te kunnen leveren. Het actief toepassen van het HRM (Human Resource Management) concept, zien we dan ook steeds vaker bij goed presterende organisaties. Het concept omvat de kunst van het effectief managen en benutten van de capaciteiten van de medewerkers om de klant optimaal van dienst te zijn.

Een personeelsinformatiesysteem hoort in een moderne organisatie

In een zakelijke wereld met computers en internet op ieder bureau en bij de mensen thuis is het concept e-HRM geïntroduceerd, waarbij de personeelsmanager en zijn afdeling ondersteund worden door een personeelsinformatiesysteem. Een dergelijk systeem omvat een database waarin alle relevante informatie omtrent medewerkers opgeslagen kan worden, door zowel de personeelsafdeling als in sommige gevallen de medewerkers zelf (de zg. employee en manager self service). De gegevens in het systeem leiden tot een beter inzicht in de capaciteiten en talenten van de medewerkers en de verdeling daarvan binnen de organisatie. Door een actief beleid van opleiden, rekruteren en organiseren kan de beschikbaarheid en de inzet van de capaciteiten geoptimaliseerd worden. Daarnaast kan een personeelssysteem ook bijdragen aan het terugbrengen van het ziekteverzuim, het afstemmen van verlof en het leveren van management rapportages. Geavanceerde personeelsinformatiesystemen bieden vaak ook modules voor salarisverwerking, recruitment, tijdregistratie en toegangscontrole. Oftewel, een complete (online) toepassing die kan ondersteunen bij alle processen, activiteiten binnen het bedrijf en de benodigde informatie kan leveren om het personeelsbeleid binnen een moderne organisatie vorm te geven.

Ook in Nederland wordt een keur aan personeelsinformatiesystemen aangeboden. Op deze website zijn de belangrijkste leveranciers vertegenwoordigd. Door het aanvragen van een gratis informatiepakket kunnen deze applicaties met elkaar vergeleken worden op basis van de meest voorkomende functionaliteiten (zie de HR software checklist).